Оцифрування трудових книжок: що потрібно зробити до 10 червня 2026 року

10 червня 2026 року — останній день, коли потрібно здати скан своєї трудової книжки до Пенсійного фонду України (ПФУ). Це стосується всіх, хто починав працювати до 2004 року, адже записи про роботу за той час є лише в паперовій книжці — в комп'ютерах ПФУ їх немає.

Якщо просто: Пенсійний фонд хоче зберегти всі ваші записи про роботу в комп'ютері, щоб у майбутньому без проблем нарахувати пенсію.

Сьогодні вже оцифровано понад 18 мільйонів книжок із 25 мільйонів. Але черги в центрах ПФУ стають більшими — тому не варто відкладати.

Читайте также:

Пенсионный фонд объяснил, кому нужно пройти идентификацию для продолжения выплат

Филипп Лобанов

26 сентября 2025 10:24

Кому треба діяти

Вам потрібно щось зробити, якщо:

• ви починали працювати до 2004 року
• і ваша трудова книжка ще не здавалася в ПФУ

Якщо ви почали працювати після 1 січня 2004 року — все вже є в електронних реєстрах, нічого робити не треба.

Хто повинен цим займатися

Ваш роботодавець зобов'язаний відсканувати вашу книжку і передати дані до ПФУ — якщо ви влаштувалися на роботу до 10 червня 2021 року.

Якщо роботодавець цього не зробив — ви можете зробити це самостійно через інтернет або прийти до сервісного центру ПФУ особисто.

Як перевірити, чи вже оцифровано вашу книжку

Перевірити можна на сайті ПФУ: portal.pfu.gov.ua

Найпростіший спосіб — подивитися у свій особистий кабінет:

1. Увійдіть через BankID, КЕП або «Дія.Підпис»
2. У меню оберіть «Електронна трудова книжка»
3. Натисніть «Дані ЕТК» та відкрийте вкладку «Відцифрована ЕТК»

Якщо там є записи — все добре, книжку оцифровано.

Ще один спосіб — перевірити «Відомості про трудову діяльність»:

• Якщо заповнено графу 4 — книжка оцифрована ✅
• Якщо графа порожня — книжку ще не оцифровано або вона в обробці

Якщо роботодавець уже подавав документи, перевірте статус:

• «Виконано» — все добре ✅
• «В роботі» — чекайте, ПФУ ще обробляє
• «Відхилено» — треба подати ще раз

Якщо документи «в роботі» більш ніж 2 місяці — не подавайте повторно, просто чекайте.

Як подати документи самостійно — покрокова інструкція

Онлайн (можна навіть з-за кордону):

1. Зайдіть на portal.pfu.gov.ua
2. Увійдіть через BankID, КЕП або «Дія.Підпис»
3. Знайдіть розділ «Подання даних про трудову діяльність»
4. Завантажте скани всіх заповнених сторінок книжки
5. Надішліть на перевірку

Особисто — прийдіть до найближчого сервісного центру Пенсійного фонду.

Що і як сканувати

• Сканувати треба всі заповнені сторінки книжки — по порядку
• Скан має бути кольоровим і чітким
• Формат файлу: .jpg або .pdf
• Розмір кожного файлу — не більше 1 МБ

Разом із трудовою книжкою радять також подати: документи про освіту, військовий квиток та інші папери, які підтверджують трудовий стаж.

Що буде після 10 червня

Після цієї дати паперова трудова книжка перестане бути головним документом. Головними стануть дані в електронному реєстрі ПФУ.

Саму паперову книжку після оцифрування повернуть вам на руки — ви зможете зберігати її вдома.

Що буде, якщо не встигнути

Хороша новина: ваш стаж нікуди не зникне і штрафів немає.

Але є ризик: записи про роботу до 2004 року не потраплять до комп'ютерів ПФУ автоматично. Коли прийде час оформляти пенсію, доведеться самому приносити паперову книжку до ПФУ.

Найгірше, що може статися — якщо паперова книжка загубиться або пошкодиться. Тоді довести стаж буде дуже складно: доведеться звертатися до архівів або навіть до суду.

Чи можуть перенести дедлайн

У Верховній Раді зареєстровано законопроєкт, який пропонує продовжити термін оцифрування на час воєнного стану і ще три роки після нього. Але цей закон ще не прийнятий. Поки що офіційний дедлайн — 10 червня 2026 року.